Kantor Kearsipan dan Dokumen Kabupaten Cirebon mengudang seluruh Arsiparis yang ada dilingkungan Pemerintah Kabupaten Cirebon dalam rangka penyampaian program kegiatan yang akan dilaksanakan oleh Kantor Kearsipan dan Dokumen Kabupaten Cirebon sebagai Lembaga Kearsipan Daerah. Pertemuan ini bertujuan selain ajang silaturahmi antar Arsiparis yang ada di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Cirebon, juga membahas tiga hal :
1. Membahas mengenai Arsip Terjaga
2. Membahas tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA)
3. Penjajajakn SIKN dan JIKN
Dalam penyampaiannya Kepala Kantor Kearsipan dan Dokumen Kabupaten Cirebon H. TEGUH SUPRIYADI, S.Sos bahwa Arsip Terjaga adalah arsip negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya meliputi arsip kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian international, kontrak karya dan masalah – masalah pemerintahan yang strategis. Arsip Terjaga merupakan arsip yang harus mendapatkan perlakuan khusus. Oleh karena itu Kepala Kantor Kearsipan dan Dokumen Kabupaten Cirebon menghimbau kepada seluruh Arsiparis dan pengelola Arsip yang ada di tiap-tiap OPD agar mengecek kembali setiap arsip yang tersimpan di OPD masing-masing apakah mempunyai Arsip yang memenuhi kriteria Arsip Terjaga maka wajib untuk disimpan dan dilaporkan ke Kantor Kearsipan dan Dokumen Kabupaten Cirebon selaku Lembaga Kearsipan Daerah.
Dalam kesempatan ini juga dibahas tentang rencana pembuatan Jadwal Retensi Arsip (JRA) karena Pemerintah Kabupaten Cirebon sampai saat ini belum memilki Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang merupakan pedoman masa simpan arsip. Penyimpanan arsip yang berlaku di Unit Pengolah, Unit Kearsipan dan Lembaga Kearsipan Daerah dibatasi oleh jangka waktu yang diatur dalam JRA. Kepala Kantor Kearsipan dan Dokumen Kabupaten Cirebon mengintruksikan kepada seluruh Arsiparis di seluruh OPD ikut berperan aktif dalam rencana Kantor Kearsipan dan Dokumen mewujudkan tuntutan kebijakan yang selama ini masih dirasa belum bisa dilaksanakan secara maksimal yaitu menciptakan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Kabupaten Cirebon karena selama ini JRA yang digunakan masih JRA yang lama belum diperbaharui.
Rencana Kantor Kearsipan dan Dokumen Kabupaten Cirebon akan dijadikan anggota simpul jaringan SIKN dan JIKN pada bulan September 2016, untuk suksesnya penyelenggaraan SIKN dan JIKN diharapkan arsip-arsip yang akan di upload harus tertata dengan baik sehingga data meta arsipnya sudah teridentifikasi sebagaiamana meta data yang yang harus diinput dalam SIKN.
Keberhasilan ketiga kegiatan diatas Kepala Kantor Kearsipan dan Dokumen memberika pembekalan dan motivasi kepada Arsiparis setiap OPD segera membentuk Struktur Kearsipan baik Unit Pengolah maupun Unit Kearsipan, dan berkoordinasi dalam pembuatan JRA yang nantinya akan ditindak lanjuti dalam pembahasan tingkat OPD. (Edi.S/27/7/2016)
Leave a reply