Monitoring Evaluasi Kearsipan di 92 Desa yang tersebar di 8 Kecamatan

Kantor Kearsipan dan Dokumen Kabupaten Cirebon pada bulan Februari s.d Maret 2016 sedang melaksanakan Monitoring dan Evaluasi (Monev) Arsip Desa (Ardes) di desa-desa yang pernah memperoleh Pembinaan Arsip dari Pemerintah Kabupaten Cirebon, Pengelola Arsip Desa yang pernah mendapatkan Bimbingan Teknis (Bintek) atau Pelatihan Arsip dari Kantor Kearsipan dan Dokumen Kabupaten Cirebon, dan Desa juga pernah menerima  Bantuan Sarana Prasarana Arsip dari Pemerintah Kabupaten Cirebon, Desa yang dikunjungi Tim Kantor Kearsipan dan Dokumen Kabupaten Cirebon sebanyak 92 desa yang tersebar di 8 kecamatan.

Dalam pelaksanaan monev tersebut Tim dari Kantor Kearsipan dan Dokumen Kabupaten Cirebon melihat dan beraudiensi secara langsung dengan perangkat desa yang dimonev, menanyakan dan mengecek langsung kearsipan desa, apakah setelah memperoleh pembinaan, bantuan sarpras, dan bintek ardes kearsipan desa bertambah baik, stagnan, atau malah terpuruk.

Dari catatan dan pengamatan Tim di lapangan 80% kondisi kearsipan desa stagnan bahkan terabaikan. Faktor-faktor yang mempengaruhi stagnansi kearsipan desa antara lain: masalah SDM, kurangnya pengetahuan kearsipan pada petugas pencatat surat di desa, kurang mendukungnya kebijakan pimpinan di desa terhadap kearsipan, tak ada transfer ilmu dan pemberdayaan oleh Sekdes kepada staf atau perangkat, rentang waktu monev/sosialisasi ardes yang jarang/lama setelah pelaksanaan pembinaan, terhapusnya anggaran untuk suplai sarpras arsip yang disediakan lembaga kearsipan daerah bagi seluruh unit kerja, serta rendahnya apresiasi arsip oleh masyarakat pada umumnya.

Dari monev itu Tim juga mengumpulkan data dengan cara mengisikan kuesioner ardes yang diisi bersama antara Sekdes dengan Tim. Di samping itu, Tim juga memberikan penyuluhan berkaitan masalah kearsipan desa, terutama bagi desa yang rendah apresiasinya terhadap arsip. Adapun desa yang sudah melaksanakan program arsip desa sesuai dengan prosedur yang berlaku diberikan penghargaan dari Bupati Cirebon, dari 92 desa tersebut akan muncul 3 Desa yang mendapat peringkat terbaik dalam pengelolaan kearsipan desa, hal ini bertujuan sebagai motivasi agar Desa – desa yang lain supaya bisa lebih baik dalam pengelolaan arsipnya.

Pembinaan dan tata kelola arsip desa dimaksudkan agar mampu mewujudkan tertib administrasi pemerintahan desa guna mendukung efektifitas dan efisiensi pelayanan pemerintah desa terhadap masyarakat